Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Fibren Oy, Tilana LKV

Y-tunnus: 1583835-9

Amerikankatu 5, 08100 Lohja

p. 044 7717 200

Rekisteri on kiinteistövälitysliikkeen asiakasrekisteri, joka on ainoastaan Tilana LKV:n henkilökunnan käytössä.

2. Rekisteröidyt

Toimeksiantosopimuksen tehneet asiakkaat, ostotarjouksen jättäneet ostaja-asiakkaat, vuokrasopimuksen tehneet asiakkaat.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja talletetaan ja säilytetään lainvoimaisten sopimusten, kuten vuokrasopimus tai kauppakirja, laatimista varten. Välitysliikkeitä koskevan lain mukaan välitysliikkeen on säilytettävä kaikki toimeksiantoon liittyvät asiakirjat 5 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Lisäksi laki velvoittaa välitysliikkeet tunnistamaan luotettavasti asiakkaansa.

Tietoja käytetään

  • sopimusten laadintaan
  • yhteydenottoihin koskien välitystoimeksiantoa sähköpostilla tai puhelimitse
  • ostettavan tai vuokrattavan tilan tarjoamiseen sovitusti sähköpostilla tai puhelimitse
  • laskutukseen

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot  

Yritystiedot

Yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero, nimenkirjoitusoikeutetun ja/tai yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite

Henkilötiedot

Henkilön nimi, yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kauppakirjoissa henkilötunnus.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi. Tarkastuspyyntö on toimitettava kirjallisesti.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Poisto-oikeus

Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyiltä pyytämällä puhelimitse tai sähköpostilla.

Yritystietoja kerätään myös patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämästä Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä sekä Suomen Asiakastieto Oy:stä mm. kaupparekisterin asiakirjoista.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai luovuta asiakasrekisterin tietoja kolmansille osapuolille kuin sopimuksen mukaisesti kaupan tai vuokrasopimuksen aikaan saamiseksi tai lain vaatimusten ja viranomaisten määräysten mukaan.

Tietoja luovutetaan pääsääntöisesti seuraavissa tilanteissa:

  • vuokrasopimuksen osapuolille sekä tarvittaessa taloyhtiön isännöitsijälle
  • kiinteistökaupan osapuolille, kaupanvahvistajalle ja tarvittaessa osapuolten pankeille tai maanmittauslaitokselle
  • osakekaupan osapuolille, taloyhtiön isännöitsijälle, verottajalle ja tarvittaessa osapuolten pankeille

8. Käsittelyn kesto

Asiakasrekisterin tietoja käsitellään niin kauan kuin toimeksiantosopimus on voimassa.

Vahingonkorvauslaista ja maakaaresta tulee 10 vuoden säilytysperuste sellaisten toimeksiantojen tiedoille, jotka ovat päättyneet kauppaan.

Välityslaista ja rahanpesulaista tulee 5 vuoden säilytysperuste myös sellaisten toimeksiantojen tiedoille, jotka eivät ole päätyneet kauppaan.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakasrekisterin tietoihin on pääsy Tilana LKV:n työntekijöillä, joilla on omat tunnukset ja salasanat asiakastietojärjestelmään.

Lisäksi järjestelmään tallennettuihin tietoihin on pääsy järjestelmän ylläpitäjällä sopimusehtojen mukaisesti: asiakastuella, myyntitiimillä ja tuotepäälliköllä asiakastukeen liittyvissä tilanteissa sekä kehitystiimillä tekniseen ylläpitoon liittyvissä tilanteissa.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Internet-sivujen selailun seuranta

Kotisivuillamme www.tilana.fi voidaan tehdä kävijämäärien seurantaa sekä kävijöiden profilointia ryhmittäin anonyymilla tasolla. Henkilötietoja ei kerätä.

Kävijä voi halutessaan luovuttaa itse yhteystietonsa yhteydenotto-lomakkeella, joka lähetetään salattuna. Sivustollamme on SSL-sertifikaatti.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.

Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.

Asiakasrekisteri sijaitsee suomalaisessa palvelinsalissa.

Tilana LKV:n paperiarkistojen sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Dolor sed viverra ipsum nunc aliquet bibendum enim. In massa tempor nec feugiat. Nunc aliquet bibendum enim facilisis gravida. Nisl nunc mi ipsum faucibus vitae aliquet nec ullamcorper. Amet luctus venenatis lectus magna fringilla. Volutpat maecenas volutpat blandit aliquam etiam erat velit scelerisque in. Egestas egestas fringilla phasellus faucibus scelerisque eleifend. Sagittis orci a scelerisque purus semper eget duis. Nulla pharetra diam sit amet nisl suscipit. Sed adipiscing diam donec adipiscing tristique risus nec feugiat in. Fusce ut placerat orci nulla. Pharetra vel turpis nunc eget lorem dolor. Tristique senectus et netus et malesuada.